Дебиторская задолженность простыми словами: виды, расчёт, управление

Деньги на счёте кончились, а в таблице долгов миллионы: это и есть дебиторская задолженность, в разговоре «дебиторка». Ниже по порядку: что это такое, какая она бывает, как её считать и что с ней делать, чтобы она не превратилась в кассовый разрыв.

Что такое дебиторская задолженность простыми словами

Дебиторская задолженность — это долг в деньгах, который причитается вам от контрагентов, то есть от покупателей и заказчиков. Торговая дебиторка возникает при продаже: вы передали товар или сдали работу, а оплаты ещё нет.

В учёте это строка, а в жизни реестр подписанных актов. Юридически за ней стоит ваше требование к заказчику по договору: его можно взыскать, продать или передать другому лицу по договору уступки.

Дебиторская и кредиторская задолженность

Разница зависит от стороны сделки.

Расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности — это два отдельных реестра. В реестре дебиторки видны заказчик, номер акта, сумма, срок оплаты и возраст долга. В реестре кредиторки видны ваши поставщики, суммы и сроки платежей. Если сопоставить два реестра по датам, будет видно, в какой день не хватит денег: подробно на странице кассовый разрыв.

Какие бывают виды дебиторки

Для управления важны три признака.

По сроку: текущая, когда срок оплаты ещё не прошёл, и просроченная. Как считать просрочку и что с ней делать, написано на странице про просроченные долги.

По надёжности: обычная, сомнительная и безнадёжная. Сомнительная не погашена в срок и не обеспечена залогом, поручительством или банковской гарантией. Безнадёжная — когда срок давности истёк, должник ликвидирован или признан банкротом.

Для налогов: сомнительным требованием считается долг, который не оплачен три года. Что с ним делать, объяснено на страницах про сомнительные долги и про списание.

Из чего состоит дебиторка поставщика госзаказчика

У поставщика основная часть дебиторки торговая: подписанные акты. К ней добавляются начисленные, но не полученные неустойки за просрочку. Акты, которые ещё не подписаны, ведут отдельно: пока подписи нет, срок оплаты не идёт, и долг считать просроченным рано. Если заказчик тянет с подписью, смотрите страницу про неподписанный акт.

Долг полезно видеть по каждому заказчику отдельно. Допустим, один платит на 28-й день, а другой на 50-й: общая цифра скроет разницу. В реестре держите колонки: заказчик, акт, сумма, срок оплаты, фактическая дата оплаты, возраст просрочки и статус акта.

Как посчитать и оценить дебиторку

Первое: сумма. Сложите неоплаченные суммы по подписанным актам. Второе: возраст, то есть сколько дней долг просрочен. Третье: оборачиваемость.

Оборачиваемость показывает, как быстро дебиторка превращается в деньги. Выручку за год делят на среднюю дебиторку: получается число оборотов. Потом 365 делят на число оборотов: получается срок оборота в днях.

Пример. Выручка за год 120 000 000 ₸, средняя дебиторка 15 000 000 ₸. Оборотов 8 в год. Срок оборота 365 / 8 = 45,6 дня. Закон о госзакупках требует оплатить не позднее 30 календарных дней со дня исполнения, так что вы ждёте на 15,6 дня дольше. При выручке около 329 000 ₸ в день это примерно 5,1 млн ₸, замороженных в дебиторке сверх срока по закону.

Контроль и инвентаризация дебиторской задолженности

Контроль сводится к простому порядку.

1. Реестр актов с датами оплаты. Неподписанные акты отмечайте отдельно.
2. Сверка с заказчиком раз в месяц: подписанные акты, суммы, даты платежей.
3. Разбивка по возрасту: до 30 дней, 31–90, 91–180, 181–365 и дольше.
4. Напоминание за неделю до срока оплаты.
5. Раз в год инвентаризация: сверка реестра с первичными документами. По каждому долгу решают: взыскать, продать или считать сомнительным.

Для старых долгов храните договор, акты и счета-фактуры: по ним подтверждают, что требование возникло.

Как превратить дебиторку в деньги

Путей четыре. Первый: дождаться срока. Второй: напомнить и взыскать — письмо, претензия, неустойка, судебный приказ или иск; порядок на странице про взыскание. Третий: продать долг по договору уступки, но за цену ниже суммы; подробности на странице про продажу долга. Четвёртый: получить деньги по акту сразу.

Четвёртый путь открыт поставщикам госорганов и национальных компаний. Акт подписан, банк по линии под факторинг перечисляет большую часть суммы сразу. Когда заказчик оплатит, расчёт с банком закрывается, остаток приходит поставщику. Условия у каждого банка свои. Например, в Банке ЦентрКредит (BCC) линия открывается на срок до 36 месяцев без залога, а доля суммы акта, которую банк платит сразу, — до 90 %. Подойдёт ли это вам, решает банк по вашему заказчику. Подробнее про такое финансирование: финансирование под дебиторку.

Мы, консультанты ТОО «Orken Business Finance», помогаем открыть такую линию в банке второго уровня. Смотрим акты и историю оплат заказчика, подбираем банк, который с ним работает, готовим документы и сопровождаем до открытия линии.

Что дальше

Дебиторка — это деньги, которые вы вправе получить, а не абстрактная строка баланса. По каждому долгу есть выбор: ждать, взыскать, продать или не ждать вовсе. Как ускорить оплату, написано на странице про погашение. Если заказчик уже не платит, начните со страницы заказчик не платит. А если вам нужны деньги по подписанным актам до оплаты, консультанты OBF разберут, какой банк возьмёт ваши акты.