Задержка оплаты заказчиком: почему платят поздно и что делать

Акт подписан, срок оплаты ещё не вышел или уже вышел, а денег нет. Снаружи всё выглядит одинаково, а причины разные. От причины зависит, что делать: подождать, подтолкнуть заказчика или искать деньги в другом месте. Ниже семь причин, которые чаще всего стоят за задержкой оплаты в госзакупках, чек-лист для проверки и способ не зависеть от даты платежа.

Чем задержка оплаты отличается от просрочки

Слова близкие, но смысл разный. Задержка — это когда деньги пришли позже, чем вы рассчитывали. Просрочка наступает, когда истёк срок оплаты по договору: с этого дня есть право на неустойку. Если срок прошёл и нужны юридические шаги, читайте страницу просрочка оплаты по договору. Общий порядок действий описан на странице заказчик не платит. Эта страница про то, что стоит за задержкой, пока срок ещё не вышел или только вышел.

Как идёт платёж заказчика-госучреждения

Госучреждение платит не из своего кошелька, а через казначейство. Это государственный орган, который проводит платежи бюджетных организаций. Поэтому на пути денег больше звеньев, чем кажется.

1. Правительство принимает постановление о распределении бюджета.
2. Государственное казначейство в течение десяти рабочих дней после постановления составляет и утверждает сводный план поступлений и финансирования. Это общий график, сколько денег и когда получат все бюджетные организации.
3. Администратор бюджетных программ в течение двух рабочих дней после получения утверждённой разбивки утверждает индивидуальные планы финансирования учреждений. Администратор — это министерство или другой госорган, который распоряжается бюджетными деньгами по своим программам. Индивидуальный план говорит, сколько денег и в какой период может потратить конкретный заказчик.
4. Вы оформляете акт на портале, заказчик его подписывает.
5. Заказчик отправляет в казначейство счёт к оплате. Казначейство исполняет его или возвращает не позднее следующего рабочего дня.
6. Деньги приходят на ваш счёт.

На всех этих шагах ваш собеседник — заказчик: счёт к оплате в казначейство отправляет он. Дальше разобрано, где платёж встаёт и почему.

Семь причин задержки оплаты

Гарантийный взнос — деньги, которые удерживают из платежей как гарантию исполнения договора. Он равен 5 % от суммы договора, если указан при регистрации договора в казначействе.

Причины 4–7 лежат на стороне заказчика и бюджета, повлиять на них вы не можете. Причины 1–3 можно закрыть самому, поэтому начинайте с них. Когда ваши недочёты закрыты, разговор с заказчиком идёт без оправданий. Если же причина в плане финансирования, торопить заказчика бесполезно: деньги появятся, когда лимит увеличат. Тогда время ожидания лучше закрыть другим источником денег.

Как план финансирования влияет на сроки

Платёж зависит от утверждённого плана финансирования. Пока сводный план не утверждён, а администратор не разбил его на индивидуальные планы, у учреждения нет лимита на платёж. Остаток плана — частая причина, по которой казначейство возвращает счёт: сумма платежа превышает неиспользованный остаток индивидуального плана за период. Об устройстве цепочки читайте на странице оплата через казначейство. Сроки оплаты по госзакупкам собраны на странице оплата по госзакупкам.

Что спросить у заказчика

Бухгалтер или специалист по закупкам заказчика знает, на каком звене остановился платёж, но сам об этом не расскажет. Задайте конкретные вопросы и попросите ответ письмом.

• Акт подписан в системе и отправлен на оплату? Когда?
• Счёт к оплате ушёл в казначейство? Номер и дата?
• Казначейство исполнило счёт или вернуло? Если вернуло, по какой причине?
• Есть ли в плане финансирования остаток на мою сумму?
• Какую часть заказчик удерживает: аванс, гарантийный взнос?
• Когда ожидается поступление денег на счёт заказчика в казначействе?

Если заказчик уходит от ответов, фиксируйте это: дата вашего запроса и дата его молчания пригодятся в претензии.

Чек-лист: что проверить

1. Акт подписан обеими сторонами. Статус на портале показывает подпись заказчика.
2. Срок заказчика на подпись вышел: это 3 рабочих дня с уведомления, а если заказчик запросил дополнительное изучение, 10 рабочих дней.
3. Электронная счёт-фактура выставлена, номер совпадает с актом.
4. Договор зарегистрирован в казначействе, срок действия охватывает дату акта.
5. Накладная и отчёт о внутристрановой ценности приложены, если они нужны по типовому договору. Отчёт показывает, какую долю стоимости товара создали в Казахстане.
6. Заказчик подтвердил, что счёт к оплате отправлен в казначейство. Попросите номер и дату.
7. Если счёт возвращён, у вас есть причина возврата письменно.
8. Срок оплаты по договору: когда он заканчивается и от какой даты считается.
9. Условия аванса и гарантийного взноса в договоре сверены с тем, что удержали.

Если все девять пунктов в порядке, а денег нет, причина в плане финансирования, деньгах на счёте заказчика или удержании. Дальше пишите заказчику претензию: порядок описан на странице досудебная претензия.

Что делать, пока идёт задержка

Первое: зафиксировать срок и причину в переписке. Письмо «прошу сообщить, на каком этапе платёж и когда ожидать оплату» создаёт дату и ответ.

Второе: подготовить расчёт неустойки на случай, если срок выйдет. Размер в типовом договоре поставки: 0,1 % за каждый день, не более 10 % от суммы договора. Но если на счёте заказчика в казначействе не хватает денег, неустойка не применяется, поэтому не рассчитывайте на неё как на способ вернуть деньги.

Третье: не оставлять предприятие без оборотных денег. Налоги и зарплата не ждут, а платёж заказчика зависит от плана и казначейства. О том, как пережить такой разрыв, написано на странице кассовый разрыв.

Как не зависеть от даты платежа заказчика

Если акт подписан и заказчик — госорган или национальная компания, получить деньги можно сразу, не дожидаясь, пока он заплатит. Для этого в банке открывают линию под факторинг: банк платит поставщику за подписанный акт. Акт подписан, банк по линии сразу перечисляет вам большую часть суммы. Когда заказчик оплатит, расчёт с банком закрывается, остаток приходит вам.

Мы, консультанты ТОО «Orken Business Finance», помогаем открыть такую линию. Банк открывает линию на срок до трёх лет; у части банков — без залога, например у BCC — до 36 месяцев. Смотрим акты и историю оплат вашего заказчика, подбираем банк второго уровня, то есть обычный коммерческий банк, который с ним работает, готовим документы и сопровождаем до открытия. Решение принимает банк. Читайте также о способах получить деньги до оплаты: деньги под договор.

Ждать оплату или получить деньги по акту

Сравните два пути на одном и том же акте.

Итог: что делать при задержке оплаты

За задержкой стоит конкретное звено, и найти его можно за один день переписки с заказчиком. Закройте то, что зависит от вас: подпись, документы, регистрацию договора. Остальное, то есть лимит и деньги на счёте заказчика, остаётся на его стороне, и работу из-за этого останавливать не нужно: по подписанному акту госоргана или национальной компании деньги можно получить через линию под факторинг.