Заказчик не подписывает акт выполненных работ: сроки, отказ и действия поставщика

Работа сделана, акт отправлен, а заказчик не подписывает акт: проходят дни, и платёж отодвигается вместе с ними. Три вопроса волнуют поставщика: обязан ли заказчик подписать, сколько у него времени и что делать, если он тянет. Разберём порядок для госзакупок в РК: сроки, правила отказа и шаги поставщика. Если заказчик не подписывает акт оказанных услуг или акт приёма-передачи товаров, правила те же.

Что делать, если заказчик не подписывает акт выполненных работ

Сначала проверьте три вещи. Откройте портал и посмотрите статус акта: он должен быть оформлен вами и отправлен заказчику с вашей электронной цифровой подписью (ЭЦП, ключ, которым вы подписываете документы на портале). Посчитайте рабочие дни с момента уведомления: если прошло меньше трёх, заказчик ещё в сроке. Позвоните ответственному лицу заказчика и спросите, видит ли он акт и когда подпишет.

Дальше всё зависит от того, что делает заказчик.

Какие сроки у заказчика

Для работ, услуг и поставки товаров порядок одинаковый. Поставщик оформляет акт на веб-портале и подписывает его ЭЦП. Портал направляет заказчику уведомление.

Заказчику дают 3 рабочих дня со дня получения уведомления. За это время он должен либо подписать акт своей ЭЦП, заполнив информацию по договору, либо отказать в принятии с аргументированными обоснованиями. Третьего варианта «промолчать» правила не предусматривают.

Если заказчику нужно дополнительно изучить поставку, срок вырастает до 10 рабочих дней. Но сообщить об этом через портал он должен в те же 3 рабочих дня. Устная просьба подождать не считается.

Если акт не подписали вы сами

Иногда причина в самом поставщике (исполнителе). Акт оформляет и направляет заказчику именно поставщик, подписав его своей ЭЦП. Пока вы не подписали и не отправили акт, у заказчика нет уведомления и нечего подписывать. Срок в 3 рабочих дня начинается с уведомления, поэтому сначала отправьте акт.

Какой отказ законен

Отказ в принятии должен быть с аргументированными обоснованиями. В типовом договоре подряда он выглядит так: заказчик направляет подрядчику мотивированное письмо и указывает недостатки в актах, которые нужно устранить. До устранения этих недостатков акты приёмки не подписываются.

Значит, законный отказ содержит конкретные недостатки: что не так, в каком акте, в какой позиции. Фраза «не согласуем» или «пока не готовы» обоснованием не считается. Если отказ такой, напишите заказчику письмо с просьбой дать мотивированный ответ по правилам.

Что с оплатой, пока акт не подписан

Акт служит основанием для платежа. Госучреждение принимает обязательство по закупке на основании документа о выполнении: счёта-фактуры, акта выполненных работ или иного. А срок оплаты в типовом договоре поставки считается с даты подписания акта: не позднее 30 календарных дней. Пока подписи нет, срок не стартовал и неустойки у вас нет.

Поэтому неподписанный акт хуже обычной задержки: деньги заморожены, а срок оплаты даже не начался. Рычаг у вас один: письменный запрос заказчику и, при необоснованном отказе, иск. Причины обычной задержки разобраны на странице задержка оплаты. Когда акт подписан, начинает идти срок оплаты, о нём подробно — на странице акт выполненных работ подписан: когда придёт оплата.

Когда понадобится суд

Если заказчик отказывает без обоснования или не отвечает, остаётся иск. Претензионный порядок обязателен, только если он предусмотрен законом или договором: проверьте договор. Если порядок есть, а вы его не соблюли, судья вернёт иск. Перед судом соберите документы. К иску приложите договор, акт со статусом на портале, переписку, свой расчёт и подтверждение отправки. Общий порядок смотрите на странице иск о взыскании задолженности, а пошаговый план при неплатеже — на странице заказчик не платит.

Как получить деньги, когда акт подписан

Банк работает с подписанными актами, поэтому пока акт не подписан, линия под факторинг ничем не поможет. Факторинг — это когда банк платит поставщику за подписанный акт сразу, не дожидаясь оплаты заказчика. Открыть линию можно заранее: банк открывает её на срок до трёх лет, у части банков — без залога, например у BCC — до 36 месяцев, так что следующие акты вы будете закрывать без ожидания. Когда акт подписан и заказчик — госорган или национальная компания, банк по линии сразу перечисляет вам большую часть суммы. Когда заказчик оплатит, расчёт с банком закрывается, остаток приходит вам.

Мы, консультанты ТОО «Orken Business Finance», смотрим акты и историю оплат заказчика, подбираем банк второго уровня, то есть обычный коммерческий банк, готовим документы и сопровождаем до открытия линии. Решение принимает банк. Больше о способах получить деньги до оплаты — на странице деньги под договор. Как оформлять сам акт, читайте на странице акт выполненных работ на госзакупках.

Итог: что делать, если заказчик не подписывает акт

Если заказчик не подписывает акт, начните с одного: письменно потребуйте подпись или мотивированный отказ и сохраните дату письма. Отказ с недостатками устраняйте и оформляйте акт заново, необоснованный оспаривайте претензией и иском. Не ждите подписи без денег: линию под факторинг можно открыть заранее, и по подписанному акту деньги придут сразу.